Чтобы начать работу в программе “Портье” надо сначала ввести в программу данные о Вашем отеле. Основная информация о Вашем отеле – это количество и описание номеров.
Чтобы не описывать каждый номер в отдельности предлагается объединить одинаковые номера (или приблизительно одинаковые) в группы и дать такой группе название. Название группы одинаковых номеров называется “категория номеров” или “категория”. Начать работу рекомендуется с создания категорий номеров: перечислить все типы номеров в отеле, описать каждый тип номеров и дать ему название.
Первое действие. Выбрать в верхней строке меню “Справочники”, в выпадающем меню – “Категории”. С помощью меню “Добавить” внести все категории номеров отеля.
Теперь необходимо внести номера, имеющиеся в отеле, указав к какой категории относится каждый номер.
Второе действие. Выбрать в верхней строке меню “Справочники”, в выпадающем меню – “Номерной фонд”. С помощью меню “Добавить” внести все номера отеля.
Следующее важное действие – внести прейскуранты цен на путевки, чтобы при бронировании путевок программа автоматически рассчитывала их стоимость. Внесение прейскурантов и автоматический расчет стоимости путевок не препятствует ручному изменению рассчитанного значения (в случае необходимости). В прейскуранте указывается стоимость одного дня путевки – стоимость пребывания в отеле одного человека в течение суток и получения всех услуг, входящих в стоимость путевки. Стоимость может зависеть от категории номера, в котором будет размещен турист, и даты проживания в отеле – в зависимости от сезона стоимость может быть разной.
Кроме того, программа позволяет внести специальные тарифы для туристов определенного возраста, для путевок определенной длительности, для определенных дней недели (выходные) и дат (праздники).
Третье действие. Выбрать в верхней строке меню “Справочники”, в выпадающем меню – “Прейскуранты на путевки”. С помощью меню “Добавить” внести прейскуранты.
Кроме вышеуказанных трех действий рекомендуется:
- заполнить справочник “Общая информация”, для получения возможности печатать путевки и счета;
- заполнить справочник “Плательщики”, для облегчения процесса бронирования: получение возможности выбора постоянного заказчика из справочника, вместо многократного повторного введения названия заказчика;
- внести справочник “Основные услуги”, для получения отчетов о полученном туристами питании, а также формирования путевок с различным набором услуг;
- внести справочник “Дополнительные услуги”, для получения возможности учитывать в программе заказ дополнительных платных услуг, а также для повышения рекламной привлекательности своего отеля, демонстрируя наличие инфрастуктуры.